• Апрель

    20

    2018
  • 836
  • 0
10 СОВЕТОВ ПО ОРГАНИЗАЦИИ УСПЕШНОГО ИВЕНТА

10 СОВЕТОВ ПО ОРГАНИЗАЦИИ УСПЕШНОГО ИВЕНТА

О главных моментах, на которые следует обратить внимание ивент-менеджеру.

При подготовке события есть важное правило «Утиное лицо» (The Duck Face Rule). Это значит, что для всех внешне вы обязаны быть спокойным, но на самом деле вы активны под водой, чтобы удержаться на плаву, но никто не должен об этом узнать.

Организация мероприятия – это очень непростая задача. Но можно выделить 10 основных моментов, на которые важно обратить внимание, что бы все прошло на высшем уровне.

  1. Определите цели и формат.
    С этого начинается любое мероприятие. Для начала сформулируйте цель. Например, вы хотите отблагодарить партнеров или собрать деньги?
    И в зависимости от ответа будет определен формат мероприятия, его концепция, роль команды, место проведения, еда, оформление.
    Так же важно не зацикливаться на традиционных форматах. Попробуйте что-то новое. Например, TED-формат, онлайн-события, тематические завтраки или мероприятия на открытом воздухе. Но главное, чтобы формат мероприятия способствовал достижению поставленной цели.
  2. Планирование.
    При планирование важно продумать логистику, контент и продвижение. Воспользуйтесь такс-менеджером, в котором каждый член команды будет иметь доступ к задачам, срокам выполнения и ответственным лицам.
    Первым делом подготовьте перечень самых главных задач, а потом максимально детализируйте основные шаги, которые должен выполнить ответственный за исполнение. Не забывайте о таком важном моменте как время выполнения задачи. Очень часто эту важную составляющую недооценивают, и подготовка идет медленнее чем ожидалось.
    Для планирования можно воспользоваться такими программами как AsanaTrelloPodioGanttProTeamweek или шаблоны Google.
  3. Составление бюджета с учетом непредвиденных ситуаций.
    Обратите внимание на список задач и отразите их в бюджете. Также важно подумать о рисках и форс-мажорах.
    Например, мероприятие запланировано под открытым небом, но внезапно пошел ливень. Соответственно придётся срочно меня локацию и перемещать всю технику, декорации и мебель. Поэтому такие моменты необходимо продумать заранее и просчитать все затраты заранее.
  4. Дьявол в деталях.
    Если вы хотите удивить своих гостей и чтобы все прошло без неприятных сюрпризов, продумайте все до малейших мелочей. Как будете встречать гостей, как будет проходить регистрация, какое будет музыкальное сопровождение, будет ли фотозона, в каких костюмах будет ваша команда.
    Например, при регистрации участников им можно предложить пройти небольшой мастер-класс, поиграть в игры или посмотреть информационное видео.
    Постарайтесь придумать изюминку вашего мероприятия, которая удивит ваших гостей, чтобы превысить их ожидания — именно это создает атмосферу мероприятия.
  5. Проверяйте локацию и продумайте план «Б».
    Еще один немаловажный момент – всегда проверяйте будущую локацию лично. Ведь в самый неожиданный момент может выясниться, что не работает кондиционер, либо ваше мероприятие для людей с ограниченными возможностями, а на локации нет соответствующего туалета.
    Или вот, например, через час после начала конференции на 50 человек владелец помещения без объяснения причин попросил его покинуть. В итоге, в срочном порядке пришлось искать новую локацию, а в это время с участниками проводить тренинг в парке. Это хорошо, что было теплое время года. Нам всегда кажется, что с нами такое не случится, но лучше иметь этот план «Б».
  6. Распределяйте зоны ответственности.
    Очень важно распределить обязанности и задачи между членами команды. Это важно не только на этапе планирования и организации, а также и во время мероприятия.
    Например, кто-то отвечает за зону регистрации, кто-то за организацию кейтеринга, кто-то за встречу гостей, кто-то за технику и так далее. Каждый должен четко знать и понимать свою зону ответственности, которую он должен контролировать во время проведения мероприятия.
    Составьте план действий, обязанностей и задач и раздайте каждому члену команды, чтобы каждый знал, к кому с каким вопросом обращаться.
  7. Расскажите о мероприятии своей аудитории.
    Не забывайте о такой важной составляющей как маркетинг. Чтобы о вашем мероприятии узнали, о нем нужно рассказать. Тип события, его целевая аудитория, внутренние ресурсы и бюджет определят ваш маркетинговый подход.
  8. Уделите внимание сервису.
    100% гарантия качества – это сервис. Проконтролируйте, чтобы ваша команда следовала правилу «Утиного лица». Важно быть приветливыми как с гостями, так и участниками, спикерами и партнерами мероприятия. Старайтесь разрешить вопросы или проблемы, которые могут возникнуть в момент проведения мероприятия, даже если вы чувствуете усталость и у вас все идет не по плану. Ведь люди запомнят, как к ним относились и какую атмосферу создали, а не что рассказывал спикер.
  9. Сделайте финальную проверку за сутки до мероприятия.
    Проверьте каждого члена команды, понимает ли он свои задачи и зоны ответственности, готово ли помещение. Все ли участники знают, как добраться до локации, приглашены ли все важные гости, готовы ли печатные материалы, аудио и видео сопровождение.
    Для этого составьте чек-лист с перечнем того, что нужно проверить и проконтролировать. Также составьте аналогичный список проверок готовности в день мероприятия.
    Не забудьте раздать всем членам команды и обслуживающему персоналу контактные номера телефонов для связи в экстренных ситуациях.
  10. Попросите обратную связь.
    В конце мероприятия попросите ваших гостей заполнить небольшие анкеты, в которых они могут оставить отзыв и описать свое впечатление о спикерах, месте проведения, общие впечатления или это может быть онлайн-форма. Эта информация важна и поможет в дальнейшем избежать ошибок и улучшить качество ваших событий.
    А если у вас есть возможность собрать видео отзывы, то это поможет привлечь внимание при организации подобного события в будущем.

Какое бы мероприятие вы ни организовывали, будьте настроены оптимистично и не бойтесь неожиданностей, и тогда ваше событие пройдет успешно!

© Copyright 2017-2018. Event academy.
Developed by Mavericks