• Апрель

    21

    2018
  • 798
  • 0
КАК ОРГАНИЗОВАТЬ ВЫЕЗДНОЕ ДЕЛОВОЕ МЕРОПРИЯТИЕ

КАК ОРГАНИЗОВАТЬ ВЫЕЗДНОЕ ДЕЛОВОЕ МЕРОПРИЯТИЕ

Планируете выездную конференцию, семинар или другое корпоративное мероприятие? Будьте внимательны к мелочам ведь именно от них зависит успех события.

  • Позаботьтесь о комфорте своей работы

    Хорошо организованная конференция – это тяжелый труд. Определитесь, какое количество сотрудников работает над организацией. Если их очень много, то не пытайтесь все проконтролировать самостоятельно, возьмите себе ассистентов.
    Подготовьте таблицу с таймингом и с подробными инструкциями о зонах ответственности каждого сотрудника. Убедитесь, что все обеспечены необходимой информацией, а также номерами телефонов для связи в экстренных ситуациях.

  • Помните о деталях

    Перед началом мероприятия обязательно сделайте контрольную проверку звука, картинки, напитков, сервировки.
    По возможности старайтесь учесть индивидуальные запросы каждого гостя.

  • Помните о целях

    Дайте себе ответ на вопрос, что вы хотите получить после окончания мероприятия? Получив ответ, подумайте, что вам для этого нужно. Составьте чек-лист с перечнем задач и контролируйте их выполнение.
    Например, незадолго до начала мероприятия попросите заказчика заполнить бриф-опрос, это даст вам возможность составить расписание с учетом характера события и индивидуальных пожеланий,  также поможет предоставить более качественный сервис.

  • Не перегружайте формальную часть

    Так важно не дать скучать гостям. Практически всегда презентацию и выступление спикеров можно сократить, сделав его более насыщенным и интересным.
    Если вы организуете воркшоп, то его можно разбить на два дня. В первый — раздать задания или, например, обозначить темы, которые будут рассмотрены на следующий день, для того, чтобы участники могли приступить к их обсуждению со свежей головой.
    Перерывы также очень важны, но их продолжительность тоже важна. Желательно делать перерыв каждые полтора часа. Но не более чем на полчаса. Ведь задача кофе-брейка – дать возможность передохнуть и перекусить, но ни в коем случае нельзя допустить, что бы участники расслабились до состояния, когда они не смогут уже воспринимать информацию. На кофе-брейке наряду с выпечкой или закусками желательно предложить и фрукты.

  • Не перегружайте неформальную часть

    Слишком насыщенная развлекательная программа почти так же плохо, как ее полное отсутствие. Заранее определите, сколько времени вы готовы выделить на развлечения и сколько предоставить в качестве свободного.
    Всегда закладывайте временной форс-мажор. Ведь некоторые гости могут потерять счет времени и у вас возникнут накладки.
    Например, если вы рассчитываете на двухчасовую экскурсию, то забронируйте автобус на 2,5 часа. Так вы застрахуетесь от возможных опозданий участников и не будете лишний раз нервничать.

  • Продумайте все групповые перемещения

    Не забывайте о трансфере. Ведь именно с этого начинается ваше мероприятие. Организуйте его максимально комфортным, насколько это только позволяет ваш бюджет и возможности. Ведь именно в этот момент участники могут начать знакомиться между собой и обсуждать отдельные вопросы прямо во время движения.
    За организацию трансфера лучше назначить отдельного ответственного сотрудника. Этот человек должен владеть всей информацией относительно транспортировки людей: от телефонов водителей до утвержденных заранее мест и времени всех остановок.

  • Создавайте дополнительные впечатления

    Людей, которые часто бывают на разных мероприятиях сложно удивить, но все равно ищите возможность создать «wow-эффект». Например, если ваше событие проходит на корабле или пароме, вы можете пригласить гостей на капитанский мостик или показать им машинное отделение парома. Как показывает практика, такое близкое знакомство с антуражем всех «цепляет».

Подводя итог — будьте внимательны к людям и к мелочам. Ведь ваше мероприятие не должно стать очередной статьей расходов для бюджета, но должно принести вам дивиденды в будущем.

© Copyright 2017-2018. Event academy.
Developed by Mavericks